Trao đổi về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ

Trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán (hướng dẫn đoạn 09 Chuẩn mực này)

A12. Việc trao đổi bằng văn bản với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán về những khiếm khuyết nghiêm trọng cho thấy tầm quan trọng của những khiếm khuyết này và giúp Ban quản trị thực hiện trách nhiệm giám sát của họ. Đoạn 13 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 260 quy định những nội dung kiểm toán viên cần xem xét liên quan đến việc trao đổi với Ban quản trị khi tất cả thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám đốc.

A13. Để xác định thời điểm thực hiện việc trao đổi bằng văn bản, kiểm toán viên có thể xem xét liệu văn bản trao đổi đó có phải là một yếu tố quan trọng giúp Ban quản trị hoàn thành trách nhiệm giám sát của họ hay không. Ngoài ra, đối với những tổ chức niêm yết, Ban quản trị có thể cần nhận được văn bản trao đổi của kiểm toán viên trước ngày phê duyệt báo cáo tài chính để hoàn thành trách nhiệm cụ thể liên quan đến kiểm soát nội bộ theo quy định hoặc vì mục đích khác. Đối với các đơn vị khác, kiểm toán viên có thể cung cấp văn bản trao đổi vào thời điểm muộn hơn. Tuy nhiên, ở trường hợp sau, vì văn bản trao đổi của kiểm toán viên về những khiếm khuyết nghiêm trọng là một bộ phận của hồ sơ kiểm toán chính thức, văn bản trao đổi là rất cần thiết để kiểm toán viên hoàn thành kịp thời việc tập hợp hồ sơ kiểm toán chính thức (theo quy định tại đoạn 14 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230). Đoạn A21 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 quy định thời hạn phù hợp để hoàn thiện hồ sơ kiểm toán chính thức thường không quá 60 ngày kể từ ngày lập báo cáo kiểm toán.

A14. Dù việc trao đổi bằng văn bản diễn ra vào thời điểm nào, kiểm toán viên vẫn có thể trao đổi trước bằng lời với Ban Giám đốc và khi cần thiết với Ban quản trị về những khiếm khuyết nghiêm trọng nhằm giúp họ có hành động sửa chữa kịp thời để giảm thiểu rủi ro có sai sót trọng yếu. Tuy nhiên, việc trao đổi bằng lời không có nghĩa là kiểm toán viên không phải trao đổi bằng văn bản như yêu cầu của Chuẩn mực này.

A15. Kiểm toán viên cần sử dụng xét đoán chuyên môn trong từng trường hợp để xác định mức độ chi tiết của những khiếm khuyết nghiêm trọng được trao đổi. Ví dụ về những yếu tố mà kiểm toán viên có thể xem xét khi quyết định mức độ chi tiết phù hợp của việc trao đổi, bao gồm:

(1) Bản chất của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, yêu cầu về trao đổi đặt ra đối với một đơn vị có lợi ích công chúng có thể khác so với đơn vị không có lợi ích công chúng;

(2) Quy mô và tính phức tạp của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, yêu cầu về trao đổi đặt ra đối với một đơn vị phức tạp có thể khác so với một đơn vị đơn giản;

(3) Bản chất của những khiếm khuyết nghiêm trọng mà kiểm toán viên phát hiện;

(4) Thành phần Ban quản trị của đơn vị. Ví dụ, yêu cầu trao đổi có thể cần chi tiết hơn nếu Ban quản trị gồm những thành viên không có nhiều kinh nghiệm về ngành nghề của đơn vị hoặc về những lĩnh vực bị ảnh hưởng;

(5) Các yêu cầu của pháp luật và các quy định liên quan đến việc trao đổi những loại khiếm khuyết cụ thể trong kiểm soát nội bộ.

A16. Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị được kiểm toán có thể đã biết về những khiếm quyết mà kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán và có thể quyết định không sửa chữa những khiếm khuyết đó, vì lý do chi phí hoặc lý do khác. Trách nhiệm cân nhắc yếu tố chi phí và lợi ích của việc thực hiện hành động sửa chữa thuộc về Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị. Theo đó, kiểm toán viên phải áp dụng yêu cầu trong đoạn 09 Chuẩn mực này, bất kể việc Ban Giám đốc và Ban quản trị có xem xét yếu tố chi phí hay những yếu tố khác khi quyết định có cần sửa chữa những khiếm khuyết đó hay không.

A17. Việc kiểm toán viên đã trao đổi với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán về một khiếm khuyết nghiêm trọng trong lần kiểm toán trước không loại bỏ sự cần thiết phải trao đổi lại nếu hành động sửa chữa không được thực hiện. Nếu một khiếm khuyết nghiêm trọng đã được trao đổi trước đó vẫn còn tồn tại, việc trao đổi của năm nay có thể lặp lại mô tả từ lần trao đổi trước, hoặc đơn giản hơn là nhắc đến lần trao đổi trước. Kiểm toán viên có thể phỏng vấn Ban Giám đốc và Ban quản trị khi thích hợp về lý do khiếm khuyết đó chưa được sửa chữa. Nếu không có giải thích hợp lý, bản thân việc không thực hiện hành động sửa chữa đã là một khiếm khuyết nghiêm trọng.

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị nhỏ

A18. Khi kiểm toán các đơn vị nhỏ, kiểm toán viên có thể trao đổi với Ban quản trị theo một cách đơn giản hơn so với những đơn vị được kiểm toán lớn.

Trao đổi về những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc và các cấp quản lý phù hợp (hướng dẫn đoạn 10 Chuẩn mực này)

A19. Thông thường, cấp quản lý phù hợp là những người có trách nhiệm và thẩm quyền đánh giá những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ và thực hiện hành động sửa chữa cần thiết. Đối với những khiếm khuyết nghiêm trọng, cấp quản lý phù hợp để trao đổi có thể là Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc tài chính (hoặc tương đương) vì những vấn đề này cũng cần được trao đổi với Ban quản trị. Đối với những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ, cấp quản lý phù hợp để trao đổi có thể là những cá nhân tham gia trực tiếp nhiều hơn vào các lĩnh vực kiểm soát bị ảnh hưởng và có quyền thực hiện hành động sửa chữa thích hợp.

Trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc

A20. Việc phát hiện một số khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến nghi vấn về tính chính trực và năng lực của Ban Giám đốc. Ví dụ, có thể có bằng chứng về việc Ban Giám đốc gian lận hoặc cố ý không tuân thủ pháp luật và các quy định, hoặc Ban Giám đốc cho thấy không có khả năng giám sát việc lập và trình bày báo cáo tài chính một cách đầy đủ có thể đặt ra nghi vấn về năng lực của Ban Giám đốc. Theo đó, việc trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc về những khiếm khuyết này là không thích hợp.

A21. Đoạn 22 – 28 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 250 quy định và hướng dẫn về việc báo cáo về hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định mà kiểm toán viên phát hiện hoặc nghi ngờ, bao gồm cả trường hợp Ban quản trị có liên quan đến hành vi không tuân thủ. Đoạn 41 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 240 quy định và hướng dẫn về việc trao đổi với Ban quản trị khi kiểm toán viên phát hiện ra gian lận hoặc nghi ngờ có hành vi gian lận liên quan đến Ban Giám đốc.

Trao đổi về những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc (hướng dẫn đoạn 10(b) Chuẩn mực này)

A22. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên có thể phát hiện ra những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ tuy không phải là khiếm khuyết nghiêm trọng nhưng có thể là những vấn đề khá quan trọng mà Ban Giám đốc quan tâm. Kiểm toán viên cần thực hiện các xét đoán chuyên môn để xác định khiếm khuyết nào trong kiểm soát nội bộ mà Ban Giám đốc cần quan tâm, có tính đến khả năng và mức độ nghiêm trọng tiềm tàng của những sai sót có thể phát sinh trong báo cáo tài chính do những khiếm khuyết đó gây ra.

A23. Việc trao đổi những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ mà Ban Giám đốc quan tâm không nhất thiết phải bằng văn bản mà có thể bằng lời. Nếu đã thảo luận với Ban Giám đốc về những sự kiện và tình huống liên quan đến phát hiện của kiểm toán viên, kiểm toán viên có thể coi đó chính là việc trao đổi bằng lời về những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ. Theo đó, kiểm toán viên không cần thực hiện việc trao đổi chính thức sau đó.

A24. Nếu trong kỳ trước, kiểm toán viên đã trao đổi với Ban Giám đốc về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ, tuy nhiên không phải là khiếm khuyết nghiêm trọng, và Ban Giám đốc đã quyết định không sửa chữa những khiếm khuyết đó do chi phí hoặc những lý do khác thì kiểm toán viên không cần trao đổi lại những vấn đề này trong kỳ hiện tại. Kiểm toán viên cũng không phải lặp lại thông tin về những khiếm khuyết này nếu các bên khác (như kiểm toán viên nội bộ hoặc cơ quan quản lý) đã trao đổi với Ban Giám đốc. Tuy nhiên, kiểm toán viên có thể trao đổi lại về những khiếm khuyết khác này nếu có sự thay đổi thành viên Ban Giám đốc, hoặc kiểm toán viên nhận thấy có thông tin mới làm thay đổi hiểu biết trước đây của kiểm toán viên và Ban Giám đốc về các khiếm khuyết. Tuy nhiên, việc Ban Giám đốc không sửa chữa được những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ đã được trao đổi từ trước có thể trở thành một khiếm khuyết nghiêm trọng cần trao đổi với Ban quản trị. Việc này có xảy ra hay không tùy thuộc vào xét đoán của kiểm toán viên trong trường hợp đó.

A25. Trong một số trường hợp, Ban quản trị có thể muốn biết chi tiết về những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên đã trao đổi với Ban Giám đốc, hoặc muốn được thông báo ngắn gọn về bản chất của những khiếm khuyết khác. Kiểm toán viên cũng có thể thấy thích hợp khi thông báo cho Ban quản trị về việc trao đổi những khiếm khuyết khác với Ban Giám đốc. Trong cả hai trường hợp, kiểm toán viên có thể báo cáo bằng lời hoặc bằng văn bản với Ban quản trị khi thích hợp.

A26. Đoạn 13 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 260 quy định những vấn đề cần lưu ý liên quan đến việc trao đổi với Ban quản trị khi tất cả thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán.

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công

A27. Khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công, kiểm toán viên có thể có thêm trách nhiệm trao đổi những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên đã phát hiện trong quá trình kiểm toán với cách thức trao đổi, mức độ chi tiết phải trao đổi và với các bên mà Chuẩn mực này chưa quy định và hướng dẫn. Ví dụ, những khiếm khuyết nghiêm trọng có thể phải trao đổi với cơ quan giám sát hoặc cơ quan quản lý. Pháp luật và các quy định hoặc cơ quan có thẩm quyền cũng có thể yêu cầu kiểm toán viên khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công phải báo cáo về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ, cho dù những khiếm khuyết đó có thể có ảnh hưởng nghiêm trọng đến mức độ nào. Ngoài ra, pháp luật và các quy định có thể yêu cầu kiểm toán viên khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công phải báo cáo về những vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ với phạm vi rộng hơn so với những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ cần trao đổi theo Chuẩn mực này, ví dụ, những kiểm soát liên quan đến việc tuân thủ pháp luật, các quy định, hoặc các điều khoản của hợp đồng hoặc thỏa thuận tài trợ.

Nội dung của văn bản trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ (hướng dẫn đoạn 11 Chuẩn mực này)

A28. Khi giải thích những ảnh hưởng tiềm tàng của những khiếm khuyết nghiêm trọng, kiểm toán viên không cần định lượng những ảnh hưởng đó. Những khiếm khuyết nghiêm trọng có thể được nhóm lại với nhau cho mục đích báo cáo nếu thích hợp. Kiểm toán viên cũng có thể đưa vào văn bản trao đổi những gợi ý về hành động sửa chữa các khiếm khuyết, biện pháp xử lý thực tế hoặc dự kiến của Ban Giám đốc, và đề cập đến việc kiểm toán viên có thực hiện các bước để kiểm tra xem Ban Giám đốc có thực hiện những biện pháp xử lý hay không.

A29. Kiểm toán viên có thể đưa thêm những nội dung sau vào văn bản trao đổi:

(1) Một đoạn nói rõ rằng nếu kiểm toán viên thực hiện thêm các thủ tục kiểm tra đối với kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể phát hiện thêm những khiếm khuyết cần báo cáo, hoặc chỉ ra một số khiếm khuyết đã báo cáo nhưng thực tế có thể lại không cần phải báo cáo;

(2) Một đoạn nói rõ là văn bản trao đổi đó được cung cấp cho những mục đích của Ban quản trị, và có thể không phù hợp cho các mục đích khác.

A30. Pháp luật và các quy định có thể yêu cầu kiểm toán viên hoặc Ban Giám đốc cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền một bản sao văn bản trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm trọng. Trong trường hợp này, văn bản trao đổi của kiểm toán viên có thể cần nêu rõ tên cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đó./.