Các kiểm soát của đơn vị đối với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan

A15. Ngoài Ban Giám đốc, những cá nhân khác trong đơn vị được kiểm toán cũng được coi là có thể biết về các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan của đơn vị và các kiểm soát của đơn vị đối với các mối quan hệ và giao dịch đó, có thể bao gồm:

(1) Ban quản trị;

(2) Nhân viên có trách nhiệm tạo lập, xử lý, hoặc ghi chép các giao dịch quan trọng ngoài hoạt động kinh doanh thông thường của đơn vị, và những người giám sát hoặc theo dõi nhân viên đó;

(3) Kiểm toán viên nội bộ;

(4) Cán bộ nhân viên bộ phận tư vấn pháp lý của đơn vị.

A16. Theo hướng dẫn tại đoạn A2 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200, cuộc kiểm toán được tiến hành trên cơ sở Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị được kiểm toán (trong phạm vi phù hợp), đã hiểu và thừa nhận rằng họ có trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính theo khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng, bao gồm cả sự trình bày hợp lý, đồng thời chịu trách nhiệm về các kiểm soát nội bộ mà Ban Giám đốc và Ban quản trị xác định là cần thiết để đảm bảo việc lập và trình bày báo cáo tài chính không còn chứa đựng sai sót trọng yếu do nhầm lẫn hay gian lận. Do đó, khi khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính có quy định về các bên liên quan, việc lập và trình bày báo cáo tài chính yêu cầu Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán, dưới sự giám sát của Ban quản trị, phải thiết kế, thực hiện và duy trì các kiểm soát phù hợp đối với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan sao cho những mối quan hệ và giao dịch này được xác định, hạch toán phù hợp và thuyết minh theo quy định. Trong quá trình giám sát, Ban quản trị giám sát cách thức mà Ban Giám đốc đơn vị thực hiện trách nhiệm của mình đối với các kiểm soát đó. Bất kể quy định nào về bên liên quan mà khuôn khổ có thể đưa ra, trong vai trò giám sát của mình, Ban quản trị có thể thu thập thông tin từ Ban Giám đốc để hiểu được bản chất và tính hợp lý về mặt kinh tế của các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan của đơn vị.

A17. Để đáp ứng quy định tại đoạn 14 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 315 về việc tìm hiểu môi trường kiểm soát, kiểm toán viên có thể xem xét các đặc điểm của môi trường kiểm soát có liên quan tới việc giảm thiểu rủi ro có sai sót trọng yếu gắn với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan, như:

(1) Các quy định nội bộ về đạo đức để quản lý các trường hợp đơn vị được kiểm toán tham gia vào các loại giao dịch với các bên liên quan được phổ biến một cách thích hợp cho nhân viên của đơn vị và buộc họ phải thi hành;

(2) Các chính sách và thủ tục để thông báo công khai và kịp thời về những lợi ích mà Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị được kiểm toán có được trong các giao dịch với các bên liên quan;

(3) Việc giao trách nhiệm cho người trong đơn vị để xác định, ghi chép, tổng hợp và thuyết minh các giao dịch với các bên liên quan;

(4) Việc thông báo và thảo luận kịp thời giữa Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị được kiểm toán về các giao dịch quan trọng với các bên liên quan ngoài hoạt động kinh doanh thông thường của đơn vị, kể cả việc Ban quản trị đã thẩm định tính hợp lý về mặt kinh tế của các giao dịch đó hay chưa (ví dụ xin ý kiến của những chuyên gia tư vấn ngoài đơn vị);

(5) Các hướng dẫn rõ ràng về việc phê duyệt giao dịch với các bên liên quan có xung đột lợi ích thực tế hoặc quan sát được, như sự phê duyệt của một hoặc một nhóm thành viên trong Ban quản trị bao gồm các cá nhân độc lập với Ban Giám đốc đơn vị;

(6) Các cuộc kiểm tra định kỳ của kiểm toán viên nội bộ (nếu có);

(7) Hành động mà Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán chủ động thực hiện để giải quyết các vấn đề về công bố thông tin về các bên liên quan, như xin ý kiến tư vấn từ kiểm toán viên hoặc chuyên gia tư vấn pháp luật bên ngoài;

(8) Các chính sách và thủ tục phát giác hành vi vi phạm (nếu có).

A18. Trong một số đơn vị, có thể có khiếm khuyết trong các kiểm soát hoặc không có kiểm soát nào đối với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan, vì một số lý do như sau:

(1) Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không nhận thấy tầm quan trọng của việc xác định và thông báo các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan;

(2) Thiếu sự giám sát thích hợp của Ban quản trị;

(3) Cố tình coi nhẹ các kiểm soát đối với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan vì việc thông báo về các bên liên quan có thể làm lộ thông tin mà Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán coi là nhạy cảm, ví dụ, các giao dịch có liên quan đến các thành viên mật thiết trong gia đình của thành viên Ban Giám đốc đơn vị;

(4) Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không hiểu đầy đủ các quy định về bên liên quan trong khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng;

(5) Khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng không có các quy định về công bố thông tin.

Khi có khiếm khuyết trong các kiểm soát hoặc không có kiểm soát nào đối với các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan, kiểm toán viên có thể không thu thập được đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan. Trường hợp này, theo quy định tại Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 705, kiểm toán viên phải xem xét các ảnh hưởng có thể có đối với cuộc kiểm toán, kể cả ảnh hưởng đối với ý kiến kiểm toán.

A19. Theo quy định và hướng dẫn tại đoạn 31 và A4 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 240, việc lập báo cáo tài chính gian lận thường bao gồm việc Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán khống chế các kiểm soát mà đáng ra các kiểm soát đó đang hoạt động hiệu quả. Rủi ro của việc Ban Giám đốc khống chế kiểm soát là cao hơn nếu Ban Giám đốc có các mối quan hệ liên quan đến kiểm soát hoặc có ảnh hưởng đáng kể với các đối tác có quan hệ kinh doanh vì các mối quan hệ này có thể mang lại động lực và cơ hội lớn hơn cho Ban Giám đốc thực hiện hành vi gian lận. Ví dụ, các lợi ích tài chính của Ban Giám đốc trong các mối quan hệ với các bên liên quan nhất định có thể khuyến khích Ban Giám đốc khống chế kiểm soát bằng cách: (a) chỉ đạo đơn vị ký kết hợp đồng các giao dịch vì lợi ích của các bên liên quan đi ngược lại những lợi ích của đơn vị, hoặc (b) thông đồng với các bên liên quan hoặc kiểm soát các hành động của bên liên quan. Ví dụ về hành vi gian lận có thể xảy ra bao gồm:

(1) Tạo ra các điều khoản giao dịch giả mạo với các bên liên quan nhằm làm sai lệch tính hợp lý về mặt kinh tế của các giao dịch này;

(2) Gian lận trong việc chuyển nhượng tài sản từ hoặc do Ban Giám đốc hoặc những người khác với giá chuyển nhượng cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với giá thị trường;

(3) Tham gia vào các giao dịch phức tạp với các bên liên quan, như các đơn vị có mục đích đặc biệt, được lập ra để trình bày sai lệch tình hình tài chính hoặc kết quả hoạt động của đơn vị.

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị nhỏ

A20. Các đơn vị nhỏ thường có ít hoạt động kiểm soát hơn và có thể không có tài liệu ghi lại quá trình xử lý các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan. Một Giám đốc đồng thời là chủ doanh nghiệp có thể làm giảm hoặc làm tăng thêm một số rủi ro phát sinh từ các bên liên quan, thông qua việc tham gia chủ yếu vào các giao dịch. Đối với các đơn vị này, kiểm toán viên có thể tìm hiểu các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan và các kiểm soát đối với các mối quan hệ và giao dịch đó, thông qua việc phỏng vấn Ban Giám đốc kết hợp với các thủ tục khác, như quan sát hoạt động giám sát và soát xét của Ban Giám đốc và kiểm tra các tài liệu có liên quan.

“Cho phép” và “Phê duyệt” những giao dịch và thoả thuận quan trọng (hướng dẫn đoạn 14(b) Chuẩn mực này)

A21. “Cho phép” là việc một hoặc nhiều bên có thẩm quyền thích hợp (như Ban Giám đốc, Ban quản trị và các cổ đông của đơn vị được kiểm toán) chấp thuận cho đơn vị tham gia vào các giao dịch theo các tiêu chí được ấn định trước, mặc dù có thể mang tính xét đoán. “Phê duyệt” là việc các bên có thẩm quyền đó đồng ý các giao dịch mà đơn vị tham gia vào là thoả mãn các tiêu chí làm căn cứ của việc cho phép. Ví dụ về các kiểm soát mà đơn vị có thể lập ra để cho phép và phê duyệt các giao dịch và thoả thuận quan trọng với các bên liên quan, hoặc các giao dịch và thoả thuận quan trọng ngoài hoạt động kinh doanh thông thường, bao gồm:

(1) Giám sát các thủ tục kiểm soát để xác định các giao dịch và thoả thuận cần cho phép và phê duyệt;

(2) Phê duyệt của Ban Giám đốc, Ban quản trị hoặc các cổ đông của đơn vị được kiểm toán (nếu có) đối với các điều khoản và điều kiện của các giao dịch và thoả thuận.