Giám sát các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán

48. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng một quy trình giám sát để có sự đảm bảo hợp lý rằng các chính sách và thủ tục liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng là phù hợp, đầy đủ và hoạt động hữu hiệu. Quy trình này phải:

(a) Xem xét và đánh giá liên tục hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán, bao gồm kiểm tra định kỳ ít nhất một hợp đồng dịch vụ đã hoàn thành do mỗi chủ phần hùn phụ trách;

(b) Yêu cầu giao trách nhiệm đối với quy trình giám sát cho một hoặc nhiều chủ phần hùn hoặc những người khác có đầy đủ kinh nghiệm và thẩm quyền thích hợp trong doanh nghiệp kiểm toán để thực hiện trách nhiệm đó;

(c) Yêu cầu những người thực hiện hợp đồng dịch vụ hoặc soát xét việc kiểm soát chất lượng hợp đồng dịch vụ không được tham gia kiểm tra hợp đồng dịch vụ đó (Tham chiếu: Đoạn A64-A68).

Đánh giá, trao đổi và khắc phục các khiếm khuyết phát hiện được

49. Doanh nghiệp kiểm toán phải đánh giá ảnh hưởng của các khiếm khuyết phát hiện được thông qua quy trình giám sát và xác định liệu:

(a) Các khiếm khuyết đó không nhất thiết cho thấy hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán là không đầy đủ để cung cấp cho doanh nghiệp sự đảm bảo hợp lý rằng hệ thống đó tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan, và các báo cáo do doanh nghiệp kiểm toán hoặc chủ phần hùn phụ trách hợp đồng phát hành có phù hợp với tình hình cụ thể hay không; hoặc

(b) Các khiếm khuyết đó có tính hệ thống, lặp đi lặp lại hoặc là các khiếm khuyết nghiêm trọng khác cần được sửa chữa kịp thời hay không.

50. Doanh nghiệp kiểm toán phải trao đổi với các chủ phần hùn phụ trách hợp đồng dịch vụ và các cán bộ, nhân viên có liên quan về các khiếm khuyết phát hiện được thông qua quy trình giám sát và đề xuất các hành động khắc phục thích hợp (Tham chiếu: Đoạn A69).

51. Các hành động khắc phục thích hợp được đề xuất đối với các khiếm khuyết phát hiện được phải gồm một hoặc các nội dung sau:

(a) Thực hiện hành động khắc phục thích hợp liên quan đến từng hợp đồng dịch vụ hoặc từng cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán;

(b) Trao đổi về các phát hiện với những người chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển nghề nghiệp;

(c) Thay đổi các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng; và

(d) Xử lý kỷ luật đối với các cá nhân không tuân thủ các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp kiểm toán, đặc biệt là các cá nhân có tái phạm.

52. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục để xử lý các trường hợp mà kết quả của thủ tục giám sát cho thấy báo cáo về hợp đồng dịch vụ có thể không thích hợp hoặc cho thấy các thủ tục bị bỏ sót trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ. Các chính sách và thủ tục đó phải yêu cầu doanh nghiệp kiểm toán xác định hành động nào tiếp theo là phù hợp để tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan, đồng thời xem xét liệu có cần xin ý kiến của chuyên gia tư vấn pháp luật hay không.

53. Ít nhất mỗi năm một lần, doanh nghiệp kiểm toán phải trao đổi kết quả của việc giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp với các chủ phần hùn phụ trách hợp đồng dịch vụ và các cá nhân khác phù hợp trong doanh nghiệp kiểm toán, bao gồm Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng thành viên, nếu cần. Thông tin được trao đổi phải đầy đủ để cho phép doanh nghiệp kiểm toán và các cá nhân nêu trên có hành động kịp thời và thích hợp, khi cần thiết, theo nhiệm vụ và trách nhiệm được giao. Thông tin được trao đổi phải bao gồm:

(a) Mô tả về các thủ tục giám sát đã thực hiện;

(b) Các kết luận rút ra từ các thủ tục giám sát;

(c) Mô tả về các khiếm khuyết có tính hệ thống, lặp đi lặp lại hoặc các khiếm khuyết nghiêm trọng khác và các hành động đã thực hiện để giải quyết hoặc sửa chữa các khiếm khuyết đó.

54. Một số doanh nghiệp kiểm toán hoạt động trong cùng một mạng lưới và để đảm bảo tính nhất quán, các doanh nghiệp này có thể thực hiện một số thủ tục giám sát theo yêu cầu của mạng lưới. Nếu các doanh nghiệp kiểm toán trong cùng một mạng lưới hoạt động theo các chính sách và thủ tục giám sát chung được thiết kế để tuân thủ Chuẩn mực này và các doanh nghiệp tin cậy vào hệ thống giám sát đó thì các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp phải quy định rằng:

(a) Ít nhất một năm một lần, mạng lưới phải phổ biến về phạm vi, mức độ và kết quả tổng thể của quy trình giám sát cho các cá nhân phù hợp trong các công ty mạng lưới; và

(b) Mạng lưới phải trao đổi kịp thời với các cá nhân phù hợp trong các công ty mạng lưới về bất kỳ khiếm khuyết nào phát hiện được trong hệ thống kiểm soát chất lượng để thực hiện các hành động cần thiết.

Các quy định trên giúp chủ phần hùn phụ trách hợp đồng dịch vụ trong các công ty mạng lưới có thể tin cậy vào kết quả của quy trình giám sát được thực hiện trong mạng lưới, trừ khi doanh nghiệp kiểm toán hoặc mạng lưới có quy định khác.

Phàn nàn và cáo buộc

55. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục để có được sự đảm bảo hợp lý về việc doanh nghiệp xử lý phù hợp đối với:

(a) Các phàn nàn và cáo buộc về những công việc mà doanh nghiệp thực hiện không tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan; và

(b) Các cáo buộc về hành vi không tuân thủ hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán.

Quy trình giám sát này cũng yêu cầu doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các kênh thông tin rõ ràng để các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp có thể phản ánh các vấn đề họ quan tâm mà không lo sợ bị trả thù (Tham chiếu: Đoạn A70).

56. Trong quá trình điều tra về các phàn nàn và cáo buộc, nếu doanh nghiệp kiểm toán phát hiện các khiếm khuyết trong việc thiết kế hoặc thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp, hoặc phát hiện hành vi không tuân thủ hệ thống kiểm soát chất lượng của các cá nhân, doanh nghiệp kiểm toán phải thực hiện các hành động phù hợp theo quy định tại đoạn 51 Chuẩn mực này (Tham chiếu: Đoạn A71-A72).

Tài liệu, hồ sơ về hệ thống kiểm soát chất lượng

57. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về tài liệu, hồ sơ phù hợp để cung cấp bằng chứng về hoạt động của từng yếu tố trong hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp (Tham chiếu: Đoạn A73-A75).

58. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong một khoảng thời gian đủ dài để cho phép những người thực hiện thủ tục giám sát có thể đánh giá được sự tuân thủ của doanh nghiệp đối với hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp, hoặc phải lưu trữ trong thời gian dài hơn nếu pháp luật và các quy định yêu cầu.

59. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về tài liệu, hồ sơ liên quan đến các phàn nàn và cáo buộc cũng như các biện pháp xử lý đối với các phàn nàn, cáo buộc đó.