Ví dụ về các yếu tố dẫn đến rủi ro liên quan đến sai sót do biển thủ tài sản

Các yếu tố dẫn đến rủi ro liên quan đến sai sót do biển thủ tài sản cũng được phân loại theo ba điều kiện thường tồn tại khi có gian lận: động cơ hoặc áp lực, cơ hội, thái độ hoặc sự biện minh cho hành động gian lận. Một số yếu tố dẫn đến rủi ro phát sinh từ việc lập báo cáo tài chính gian lận cũng có thể hiện hữu khi sai sót phát sinh do hành vi biển thủ tài sản. Ví dụ, sự giám sát không hiệu quả của Ban Giám đốc và các khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ có thể là yếu tố dẫn đến rủi ro khi sai sót phát sinh do báo cáo tài chính gian lận hoặc cũng có thể là do biển thủ tài sản. Sau đây là những ví dụ về các yếu tố dẫn đến rủi ro liên quan đến sai sót do biển thủ tài sản.

Động cơ hoặc áp lực

Ban Giám đốc hoặc nhân viên có thể chịu áp lực từ các nghĩa vụ tài chính cá nhân khi họ tiếp cận với tiền mặt hoặc những tài sản dễ bị trộm cắp khác khiến họ biển thủ các tài sản này.

Khi xuất hiện quan hệ tiêu cực giữa đơn vị với nhân viên được quyền tiếp cận với tiền mặt hoặc tài sản khác dễ bị trộm cắp khiến họ có động cơ biển thủ tài sản. Ví dụ, mối quan hệ tiêu cực có thể phát sinh từ những tình huống sau:

· Biết rõ hoặc đoán trước sẽ bị buộc thôi việc;

· Những thay đổi gần đây hoặc dự kiến thay đổi về kế hoạch lương, thưởng cho nhân viên;

· Sự thăng chức, mức lương thưởng, hoặc những chính sách khen thưởng khác không được như mong muốn.

Cơ hội

Một số đặc điểm hoặc hoàn cảnh nhất định có thể làm tăng nguy cơ biển thủ tài sản. Ví dụ cơ hội biển thủ tài sản tăng lên trong những tình huống sau:

· Nắm giữ hoặc xử lý một số tiền lớn;

· Hàng tồn kho kích thước nhỏ, giá trị cao và có nhu cầu cao trên thị trường;

· Tài sản dễ chuyển đổi thành tiền mặt như trái phiếu vô danh, kim cương, chip máy tính;

· Tài sản cố định có kích thước nhỏ, dễ bán ra thị trường, hoặc thiếu cơ sở nhận dạng chủ sở hữu.

Kiểm soát nội bộ kém hiệu quả đối với tài sản có thể làm gia tăng khả năng biển thủ tài sản, ví dụ như các tình huống sau:

· Phân công nhiệm vụ không rõ ràng hoặc nhiệm vụ kiểm tra độc lập không đầy đủ;

· Giám sát không đầy đủ đối với các khoản chi phí của ban quản lý cấp cao, như chi phí đi lại hoặc các chi phí khác;

· Thiếu sự giám sát của đối với những nhân viên chịu trách nhiệm về tài sản, nhất là ở những địa bàn xa xôi;

· Không thẩm tra cẩn thận lý lịch những người ứng tuyển vào các vị trí nhân viên phải tiếp cận với tài sản;

· Hồ sơ tài sản không được lưu giữ đầy đủ;

· Việc ủy quyền và phê duyệt các giao dịch không đầy đủ (ví dụ, mua sắm hàng hóa);

· Thiếu biện pháp bảo vệ đối với tiền mặt, tài sản đầu tư, hàng tồn kho, tài sản cố định;

· Việc kiểm kê và đối chiếu tài sản không đầy đủ và kịp thời;

· Hồ sơ, chứng từ giao dịch không được lưu giữ đầy đủ, kịp thời và phù hợp, ví dụ ghi chép về các hàng hóa bị trả lại;

· Không áp dụng nghỉ phép bắt buộc đối với những nhân viên thực hiện các chức năng kiểm soát chính;

· Ban Giám đốc không hiểu rõ về công nghệ thông tin khiến cho nhân viên công nghệ thông tin dễ có cơ hội biển thủ;

· Kiểm soát thiếu hiệu quả việc truy cập vào các hồ sơ trên máy tính, bao gồm kiểm soát và soát xét nhật ký truy cập vào hệ thống máy tính.

Thái độ hoặc sự biện minh cho hành động gian lận

· Coi nhẹ sự cần thiết phải giám sát hoặc giảm thiểu nguy cơ biển thủ tài sản;

· Coi nhẹ kiểm soát nội bộ đối với nguy cơ biển thủ tài sản do hành vi khống chế kiểm soát hoặc không có biện pháp khắc phục các khiếm khuyết đã xác định trong kiểm soát nội bộ;

· Những hành vi cho thấy sự không hài lòng hoặc bất mãn với đơn vị hoặc cách đối xử với nhân viên của đơn vị;

· Thay đổi hành vi hoặc lối sống có thể cho thấy có hành vi biển thủ tài sản;

· Dễ dàng bỏ qua những vụ ăn cắp vặt.