Sử dụng giải trình bằng văn bản làm bằng chứng kiểm toán

A1. Giải trình bằng văn bản là một nguồn bằng chứng kiểm toán quan trọng. Nếu Ban Giám đốc sửa đổi hoặc không cung cấp văn bản giải trình theo yêu cầu của kiểm toán viên thì kiểm toán viên có thể phải lưu ý khả năng tồn tại một hoặc nhiều vấn đề quan trọng. Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, yêu cầu cung cấp giải trình bằng văn bản thay cho giải trình bằng lời có thể khiến Ban Giám đốc xem xét các vấn đề đó một cách nghiêm túc hơn và do đó sẽ nâng cao chất lượng của các giải trình.

Ban Giám đốc được yêu cầu giải trình bằng văn bản

A2. Kiểm toán viên yêu cầu những người có trách nhiệm đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính cung cấp giải trình bằng văn bản. Những người này có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu quản trị của đơn vị được kiểm toán, pháp luật và các quy định có liên quan. Tuy nhiên, Ban Giám đốc (thay vì Ban quản trị) thường là bên chịu trách nhiệm. Do đó, kiểm toán viên có thể yêu cầu văn bản giải trình từ Tổng Giám đốc điều hành và Giám đốc tài chính của đơn vị hoặc những người có chức vụ tương đương trong các đơn vị nhưng không mang các chức danh đó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các bên khác như Ban quản trị, cũng chịu trách nhiệm đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính.

A3. Do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính và điều hành hoạt động của đơn vị nên Ban Giám đốc có thể được kỳ vọng có đầy đủ hiểu biết về quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính của đơn vị và các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính được sử dụng làm cơ sở cho giải trình bằng văn bản.

A4. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Ban Giám đốc có thể quyết định thu thập thông tin từ những người khác tham gia vào việc lập và trình bày báo cáo tài chính và các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính, kể cả những người có kiến thức chuyên môn về các vấn đề cần được giải trình bằng văn bản. Những người đó có thể bao gồm:

· Chuyên gia xác định rủi ro chịu trách nhiệm về các đo lường kế toán được xác định bằng phương pháp định giá dựa trên rủi ro.

· Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm và có kiến thức chuyên môn về đo lường trách nhiệm đối với môi trường.

· Luật sư của đơn vị cung cấp thông tin cần thiết về dự phòng các khoản tiền bồi thường do kiện tụng, tranh chấp.

A5. Trong một số trường hợp, Ban Giám đốc có thể khẳng định trong văn bản giải trình rằng các giải trình được thực hiện với sự hiểu biết và tin tưởng cao nhất. Việc kiểm toán viên chấp nhận khẳng định đó của Ban Giám đốc được coi là hợp lý nếu thấy rằng người thực hiện giải trình là những người có trách nhiệm và hiểu biết thích hợp về các vấn đề được giải trình.

A6. Để đảm bảo Ban Giám đốc cung cấp bản giải trình có đầy đủ thông tin, kiểm toán viên có thể yêu cầu Ban Giám đốc khẳng định trong bản giải trình rằng Ban Giám đốc đã thu thập những thông tin cần thiết để có thể lập bản giải trình theo yêu cầu của kiểm toán viên. Kiểm toán viên không kỳ vọng rằng đơn vị phải xây dựng thêm quy trình nội bộ chính thức nằm ngoài những quy trình đã có để thu thập các thông tin cần thiết đó.

Giải trình bằng văn bản về trách nhiệm của Ban Giám đốc

A7. Bằng chứng kiểm toán thu thập được trong cuộc kiểm toán về việc Ban Giám đốc đã hoàn thành các trách nhiệm được quy định tại đoạn 10 và 11 là không đầy đủ nếu không có được khẳng định của Ban Giám đốc rằng Ban Giám đốc tin tưởng đã hoàn thành các trách nhiệm của mình. Điều này là do kiểm toán viên không thể chỉ dựa vào bằng chứng kiểm toán khác để xét đoán về việc liệu Ban Giám đốc đã lập và trình bày báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho kiểm toán viên trên cơ sở hiểu và thừa nhận về trách nhiệm của họ hay chưa. Ví dụ kiểm toán viên không thể kết luận rằng Ban Giám đốc đã cung cấp cho kiểm toán viên tất cả thông tin liên quan như đã thỏa thuận trong các điều khoản của hợp đồng kiểm toán khi kiểm toán chưa hỏi Ban Giám đốc về việc các thông tin đó đã được cung cấp hay chưa và nhận được xác nhận rằng các thông tin đó đã được cung cấp..

A8. Giải trình bằng văn bản theo quy định tại đoạn 10 và 11 dẫn tới sự hiểu biết và thừa nhận của Ban Giám đốc về các trách nhiệm của họ như đã thỏa thuận trong các điều khoản của hợp đồng kiểm toán thông qua việc yêu cầu Ban Giám đốc khẳng định đã hoàn thành các trách nhiệm đó. Kiểm toán viên cũng có thể yêu cầu Ban Giám đốc khẳng định lại trong bản giải trình rằng đã hiểu và thừa nhận các trách nhiệm của mình. Việc này phổ biến ở một số nước, nhưng đặc biệt thích hợp khi:

· Những người ký hợp đồng kiểm toán thay mặt cho đơn vị được kiểm toán không còn giữ các trách nhiệm liên quan;

· Hợp đồng kiểm toán được lập trong năm trước;

· Có dấu hiệu cho thấy Ban Giám đốc hiểu sai các trách nhiệm đó; hoặc

· Có những thay đổi làm cho việc đó trở nên cần thiết.

Theo quy định tại Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 210[5], việc Ban Giám đốc khẳng định lại trong bản giải trình rằng họ hiểu và thừa nhận về các trách nhiệm của mình không bị ảnh hưởng bởi việc Ban Giám đốc có thể khẳng định rằng các giải trình được thực hiện với sự hiểu biết và sự tin tưởng cao nhất (theo như đã hướng dẫn tại đoạn A5 Chuẩn mực này).

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công

A9. Các quy định về kiểm toán báo cáo tài chính của các đơn vị trong lĩnh vực công có thể rộng hơn của các đơn vị khác. Vì vậy, tiền đề mà dựa vào đó cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị trong lĩnh vực công được thực hiện, liên quan đến trách nhiệm của Ban Giám đốc, có thể yêu cầu thêm các nội dung phải giải trình bằng văn bản, như giải trình để xác nhận rằng các giao dịch và sự kiện đã được thực hiện theo pháp luật và các quy định hoặc các yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền.