Ban quản trị của đơn vị được kiểm toán

A1. Bộ máy quản trị của từng đơn vị được kiểm toán có thể khác nhau, phụ thuộc vào quy định của pháp luật, quy mô doanh nghiệp và hình thức sở hữu. Ví dụ:

(1) Một số doanh nghiệp có Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản lý (với toàn bộ hoặc hầu hết thành viên không tham gia điều hành) độc lập về pháp lý với Ban Giám đốc (cơ cấu 2 tầng). Tại một số doanh nghiệp khác, chức năng giám sát và chức năng điều hành là trách nhiệm pháp lý của một bộ phận duy nhất, như Ban Giám đốc trong doanh nghiệp tư nhân (cơ cấu 1 tầng).

(2) Tại một số doanh nghiệp, thành viên Ban quản trị là những cá nhân đang làm việc tại đơn vị. Tại một số doanh nghiệp và tổ chức khác, như công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thành viên Ban quản trị có thể là các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.

(3) Trong một số trường hợp, một số hoặc toàn bộ thành viên Ban quản trị đơn vị đều tham gia Ban Giám đốc đơn vị. Các trường hợp khác, thành viên Ban quản trị hoàn toàn không tham gia Ban Giám đốc đơn vị.

(4) Trong một số trường hợp, Ban quản trị chịu trách nhiệm phê duyệt báo cáo tài chính còn đa số các trường hợp khác đây là trách nhiệm của Ban Giám đốc (như đã nêu tại đoạn A40 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700, “chịu trách nhiệm phê duyệt” nghĩa là có quyền kết luận về tất cả các báo cáo, gồm báo cáo tài chính và các thuyết minh kèm theo đã được lập).

A2. Tại hầu hết các đơn vị, quản trị doanh nghiệp là trách nhiệm tập thể của bộ phận có chức năng quản trị, như Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát, chủ doanh nghiệp, người được ủy quyền hoặc những người nắm giữ các vị trí tương đương. Ở các đơn vị có quy mô nhỏ, quản trị doanh nghiệp có thể chỉ là 1 người vừa nắm giữ vai trò chủ doanh nghiệp vừa kiêm Giám đốc, đồng thời doanh nghiệp không có chủ sở hữu hay người được ủy quyền nào khác. Khi quản trị doanh nghiệp thuộc trách nhiệm tập thể, một bộ phận nhỏ như Ban kiểm soát hoặc thậm chí chỉ một cá nhân, có thể được giao nhiệm vụ hỗ trợ Ban quản trị thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị. Bộ phận hoặc cá nhân này có thể chịu trách nhiệm cụ thể trước pháp luật và độc lập với trách nhiệm của Ban quản trị.

A3. Do tính đa dạng nêu trên, Chuẩn mực này không quy định và hướng dẫn đầy đủ toàn bộ các vị trí trong đơn vị được kiểm toán là đối tượng mà kiểm toán viên cần trao đổi các vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán. Trong một số trường hợp, việc xác định chính xác người thích hợp để kiểm toán viên trao đổi là rất khó khăn do các quy định của pháp luật hoặc điều kiện cụ thể của đơn vị, như các đơn vị không thiết lập Ban quản trị (doanh nghiệp tư nhân, tổ chức phi lợi nhuận,…). Trường hợp này, kiểm toán viên cần thảo luận và thống nhất với đơn vị được kiểm toán về người mà mình cần trao đổi thông tin. Để xác định được người cần trao đổi thông tin, kiểm toán viên cần tìm hiểu bộ máy và quy trình quản trị của đơn vị được kiểm toán theo quy định và hướng dẫn tại Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315. Người được lựa chọn để trao đổi có thể thay đổi phù hợp với nội dung của vấn đề cần trao đổi.

A4. Đoạn 46 – 49, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 600 quy định các vấn đề cụ thể mà kiểm toán viên phải trao đổi với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán. Khi đơn vị được kiểm toán là đơn vị thành viên của một tập đoàn, việc lựa chọn người mà kiểm toán viên của đơn vị thành viên cần trao đổi phụ thuộc vào tình hình cuộc kiểm toán và nội dung vấn đề cần trao đổi. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị thành viên cùng hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh, cùng áp dụng một hệ thống kiểm soát nội bộ, cùng sử dụng một hệ thống kế toán và có cùng một Ban quản trị (ví dụ có chung Hội đồng quản trị), kiểm toán viên có thể trao đổi về các vấn đề của các đơn vị thành viên trong cùng một cuộc trao đổi.

Trao đổi với một bộ phận trong Ban quản trị đơn vị được kiểm toán (hướng dẫn đoạn 12 Chuẩn mực này)

A5. Khi cân nhắc nội dung trao đổi với một bộ phận trong Ban quản trị đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên cần phải lưu ý đến các vấn đề sau:

(1) Trách nhiệm của từng bộ phận và của Ban quản trị;

(2) Nội dung của vấn đề cần trao đổi;

(3) Pháp luật và các quy định có liên quan;

(4) Liệu bộ phận trong Ban quản trị có đủ thẩm quyền tiến hành các biện pháp xử lý đối với các vấn đề được trao đổi và có thể cung cấp thêm thông tin và giải trình mà kiểm toán viên cần hay không.

A6. Khi quyết định có nên trao đổi đầy đủ hay tóm tắt thông tin với Ban quản trị, kiểm toán viên cần đánh giá về mức độ phù hợp và tính hiệu quả của việc trao đổi thông tin giữa từng bộ phận của Ban quản trị với toàn thể Ban quản trị. Kiểm toán viên có thể nêu rõ trong điều khoản của hợp đồng kiểm toán rằng nếu pháp luật không ngăn cấm thì kiểm toán viên có quyền trao đổi trực tiếp với Ban quản trị.

A7. Ở các doanh nghiệp có Ban kiểm soát (hoặc bộ phận tương tự), mặc dù quyền hạn và chức năng cụ thể của Ban này có thể khác nhau nhưng việc trao đổi với Ban kiểm soát (nếu có) là một việc cần thiết trong quá trình trao đổi thông tin của kiểm toán viên với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán. Nguyên tắc quản trị tốt khuyến nghị các điểm sau:

(1) Nên mời kiểm toán viên tham dự các cuộc họp của Ban kiểm soát;

(2) Trưởng ban và các thành viên Ban kiểm soát nên định kỳ đối thoại với kiểm toán viên;

(3) Ban kiểm soát nên gặp kiểm toán viên ít nhất một năm một lần mà không có sự tham gia của thành viên Ban Giám đốc.

Trường hợp toàn bộ Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám đốc của đơn vị (hướng dẫn đoạn 13 Chuẩn mực này)

A8. Trường hợp toàn bộ thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán thì việc áp dụng các quy định về trao đổi thông tin cần được thay đổi phù hợp với tình hình cụ thể. Trong trường hợp đó, việc trao đổi với người (hoặc những người) trong Ban Giám đốc có thể không truyền đạt hết thông tin tới tất cả những người mà kiểm toán viên cần phải trao đổi với họ với tư cách là thành viên Ban quản trị. Ví dụ, trong một công ty mà tất cả thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám đốc, một số thành viên (như thành viên phụ trách bán hàng) có thể không biết về những vấn đề quan trọng đã được trao đổi với một thành viên khác (như thành viên phụ trách về tài chính).