Các yếu tố của hệ thống kiểm soát chất lượng

A2. Nhìn chung, việc phổ biến các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng cho các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán bao gồm mô tả các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng, các mục tiêu cần đạt được, và thông điệp rằng mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đối với chất lượng và phải tuân thủ các chính sách và thủ tục này. Việc khuyến khích các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán trao đổi các quan điểm hoặc những vấn đề họ quan tâm liên quan đến kiểm soát chất lượng cho thấy tầm quan trọng của việc thu thập các ý kiến phản hồi về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán.

Lưu ý đối với các doanh nghiệp kiểm toán nhỏ

A3. Đối với các doanh nghiệp kiểm toán nhỏ, tài liệu, hồ sơ và việc trao đổi về các chính sách và thủ tục có thể không quy chuẩn bằng và có phạm vi hẹp hơn so với các doanh nghiệp kiểm toán lớn.

Trách nhiệm của người lãnh đạo đối với chất lượng trong doanh nghiệp kiểm toán

Đẩy mạnh văn hóa nội bộ về chất lượng (Tham chiếu: Đoạn 18)

A4. Người đứng đầu doanh nghiệp kiểm toán là tấm gương có ảnh hưởng đáng kể đến văn hóa nội bộ của doanh nghiệp. Việc đẩy mạnh văn hóa nội bộ hướng đến chất lượng phụ thuộc vào các hành động và thông điệp rõ ràng, nhất quán và thường xuyên của tất cả các cấp quản lý của doanh nghiệp kiểm toán. Các hành động và thông điệp đó nhấn mạnh vào các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp kiểm toán về kiểm soát chất lượng và yêu cầu phải:

(a) Thực hiện công việc theo các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan; và

(b) Phát hành báo cáo phù hợp với tình hình cụ thể.

Các hành động và thông điệp đó sẽ khuyến khích văn hóa ghi nhận và khen thưởng các công việc có chất lượng cao. Các hành động và thông điệp này có thể được phổ biến tại các khóa đào tạo, hội thảo, các cuộc họp, các buổi tọa đàm chính thức hoặc không chính thức, tuyên bố sứ mệnh, bản tin nội bộ, hoặc các văn bản hướng dẫn. Các hành động và thông điệp này có thể được kết hợp vào tài liệu, hồ sơ và tài liệu đào tạo nội bộ của doanh nghiệp kiểm toán và trong các thủ tục đánh giá chủ phần hùn và nhân viên để có thể hỗ trợ và củng cố quan điểm của doanh nghiệp kiểm toán về tầm quan trọng của chất lượng và cách thức để đạt được chất lượng.

A5. Để đẩy mạnh văn hóa nội bộ về chất lượng, điều đặc biệt quan trọng với người đứng đầu doanh nghiệp kiểm toán là phải nhận thức được yêu cầu hàng đầu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là phải đảm bảo chất lượng của tất cả các hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp thực hiện. Những công việc cần thực hiện để đẩy mạnh văn hóa nội bộ bao gồm:

(a) Xây dựng các chính sách và thủ tục về đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, tiền lương, và cơ hội thăng tiến (bao gồm hệ thống ưu đãi) đối với cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán để chứng minh cam kết hàng đầu của doanh nghiệp kiểm toán về chất lượng;

(b) Phân công trách nhiệm quản lý sao cho các quan tâm về vật chất không chi phối đến chất lượng công việc thực hiện; và

(c) Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho việc xây dựng, lưu trữ tài liệu, hồ sơ và hỗ trợ cho các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán.

Phân công trách nhiệm điều hành hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán (Tham chiếu: Đoạn 19)

A6. Kinh nghiệm và khả năng đầy đủ, thích hợp sẽ giúp những người chịu trách nhiệm về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán có thể xác định và hiểu được các vấn đề về kiểm soát chất lượng, đồng thời xây dựng được các chính sách và thủ tục thích hợp. Thẩm quyền cần thiết sẽ giúp những người đó thực hiện các chính sách và thủ tục này.

Các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan

Tuân thủ các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan (Tham chiếu: Đoạn 20)

A7. Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của IFAC quy định các nguyên tắc cơ bản về đạo đức nghề nghiệp, bao gồm:

(a) Tính chính trực;

(b) Tính khách quan;

(c) Năng lực chuyên môn và tính thận trọng;

(d) Tính bảo mật; và

(e) Tư cách nghề nghiệp.

A8. Phần B Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của IFAC quy định và hướng dẫn cách áp dụng khuôn khổ chung trong các tình huống cụ thể. Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cũng đưa ra ví dụ về các biện pháp bảo vệ phù hợp để ngăn ngừa các nguy cơ dẫn đến việc không tuân thủ các nguyên tắc cơ bản và đưa ra ví dụ về các tình huống không có các biện pháp bảo vệ để ngăn ngừa các nguy cơ đó.

A9. Các nguyên tắc cơ bản được tăng cường:

· Bởi người đứng đầu doanh nghiệp kiểm toán;

· Thông qua giáo dục và đào tạo;

· Thông qua việc giám sát; và

· Thông qua quy trình xử lý hành vi không tuân thủ.

Thuật ngữ “doanh nghiệp kiểm toán”, “mạng lưới” và “công ty mạng lưới” (Tham chiếu: Đoạn 20-25)

A10. Thuật ngữ “doanh nghiệp kiểm toán”, “mạng lưới” hoặc “công ty mạng lưới” trong các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan có thể khác với thuật ngữ trong Chuẩn mực này. Ví dụ, Chuẩn mực đạo đức của IFAC[3] định nghĩa “doanh nghiệp kiểm toán” là:

(i) Một công ty tư nhân, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần tập hợp các kiểm toán viên chuyên nghiệp;

(ii) Một đơn vị kiểm soát các doanh nghiệp nêu ở điểm (a) thông qua hình thức sở hữu, quản lý hoặc bằng các hình thức khác; và

(iii) Một đơn vị chịu sự kiểm soát của các doanh nghiệp nêu ở điểm (a) thông qua hình thức sở hữu, quản lý hoặc bằng các hình thức khác.

Chuẩn mực đạo đức của IFAC cũng hướng dẫn về các thuật ngữ “mạng lưới” và “công ty mạng lưới”.

Để tuân thủ các quy định trong đoạn 20-25 Chuẩn mực này, các thuật ngữ được sử dụng trong các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan sẽ được áp dụng khi cần thiết để có thể hiểu được các quy định về đạo đức nghề nghiệp này.

Xác nhận bằng văn bản

A11. Xác nhận bằng văn bản có thể dưới hình thức văn bản bằng giấy hoặc văn bản điện tử. Bằng cách thu thập xác nhận bằng văn bản và thực hiện các hành động phù hợp khi nhận được thông tin về hành vi không tuân thủ, doanh nghiệp kiểm toán sẽ thể hiện được được tầm quan trọng của tính độc lập và phổ biến vấn đề này cho các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp.

Nguy cơ từ sự quen thuộc (Tham chiếu: Đoạn 25)

A12. Chuẩn mực đạo đức của IFAC trình bày về nguy cơ từ sự quen thuộc có thể là kết quả của việc giao trách nhiệm cho cùng một cán bộ cấp cao thực hiện một hợp đồng dịch vụ trong một thời gian dài và các biện pháp bảo vệ thích hợp để ngăn ngừa nguy cơ đó.

A13. Việc xác định các tiêu chí phù hợp để xử lý nguy cơ từ sự quen thuộc có thể bao gồm xác định các vấn đề như:

· Nội dung của hợp đồng dịch vụ, bao gồm mức độ liên quan của hợp đồng đó đến lợi ích công chúng;

· Thời gian phụ trách hợp đồng dịch vụ của cán bộ cấp cao.

Ví dụ về các biện pháp ngăn ngừa nguy cơ từ sự quen thuộc bao gồm luân chuyển các cán bộ cấp cao hoặc yêu cầu thực hiện việc soát xét kiểm soát chất lượng của hợp đồng dịch vụ.

A14. Chuẩn mực đạo đức của IFAC ghi nhận rằng nguy cơ từ sự quen thuộc là rất dễ sảy ra khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức niêm yết. Đối với các cuộc kiểm toán này, chuẩn mực đạo đức của IFAC quy định phải luân chuyển chủ phần hùn kiểm toán[4] sau một thời gian nhất định, thường không quá 7 năm, đồng thời đưa ra các quy định và hướng dẫn liên quan. Các quy định của mỗi quốc gia có thể quy định thời gian luân chuyển ngắn hơn.

Lưu ý đối với các tổ chức kiểm toán trong lĩnh vực công

A15. Pháp luật có thể quy định các biện pháp bảo vệ tính độc lập của kiểm toán viên trong lĩnh vực công. Tuy nhiên, tính độc lập vẫn có thể bị đe dọa ngay cả khi đã có các biện pháp bảo vệ của pháp luật. Do đó, khi xây dựng các chính sách và thủ tục theo quy định tại đoạn 20-25, kiểm toán viên trong lĩnh vực công có thể tham khảo các quy định trong lĩnh vực công và xử lý các nguy cơ đe dọa đến tính độc lập theo tình hình thực tế.

A16. Các tổ chức niêm yết được đề cập tại đoạn 25 và A14 không phổ biến trong lĩnh vực công. Tuy nhiên các đơn vị trong lĩnh vực công có thể có quy mô lớn, phức tạp hoặc liên quan đến lợi ích công chúng, và vì thế có thể có nhiều bên liên quan khác nhau. Do đó, có thể có trường hợp doanh nghiệp kiểm toán xác định, dựa trên các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp, rằng đơn vị được kiểm toán trong lĩnh vực công đủ quan trọng để quyết định mở rộng các thủ tục kiểm soát chất lượng.

A17. Trong lĩnh vực công, pháp luật có thể quy định về việc bổ nhiệm và nhiệm kỳ phụ trách của chủ phần hùn kiểm toán. Do đó, có thể không tuân thủ được nghiêm ngặt các quy định về luân chuyển chủ phần hùn kiểm toán đối với các tổ chức niêm yết. Tuy nhiên, đối với các đơn vị trong lĩnh vực công được coi là quan trọng theo đoạn A16, để phục vụ lợi ích công chúng, các tổ chức kiểm toán trong lĩnh vực công có thể xây dựng các chính sách và thủ tục để tăng cường việc tuân thủ yêu cầu luân chuyển chủ phần hùn phụ trách cuộc kiểm toán.