Lập tài liệu kiểm toán kịp thời

A1. Việc lập các tài liệu kiểm toán đầy đủ, thích hợp một cách kịp thời giúp nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc soát xét một cách hiệu quả và việc đánh giá các bằng chứng kiểm toán đã thu thập và đưa ra kết luận trước khi hoàn thành và ký báo cáo kiểm toán. Các tài liệu kiểm toán được lập sau khi thực hiện thủ tục kiểm toán thường kém chính xác hơn các tài liệu được lập ngay khi thủ tục kiểm toán đó được thực hiện.

Ghi chép các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và các bằng chứng kiểm toán đã thu thập

Hình thức, nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán (Tham chiếu: Đoạn 8)

A2. Hình thức, nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố như:

· Quy mô và độ phức tạp của đơn vị được kiểm toán;

· Nội dung của các thủ tục kiểm toán được thực hiện;

· Các rủi ro có sai sót trọng yếu đã xác định;

· Mức độ quan trọng của bằng chứng kiểm toán đã thu thập;

· Bản chất và phạm vi của các vấn đề bất thường được xác định;

· Sự cần thiết phải ghi lại kết luận hoặc cơ sở cho một kết luận chưa đưa ra được nếu chỉ dựa trên các ghi chép về công việc đã thực hiện hoặc bằng chứng kiểm toán đã thu thập;

· Phương pháp luận kiểm toán và công cụ sử dụng.

A3. Tài liệu kiểm toán có thể được lưu trên giấy, phương tiện điện tử hoặc các hình thức khác. Ví dụ về tài liệu kiểm toán gồm:

· Chương trình kiểm toán;

· Các bản phân tích;

· Biên bản ghi nhớ về các vấn đề;

· Bản tổng hợp các vấn đề quan trọng;

· Thư xác nhận và giải trình;

· Danh mục các vấn đề cần kiểm tra;

· Thư từ (bao gồm cả thư điện tử) liên quan đến các vấn đề quan trọng.

Kiểm toán viên có thể sử dụng bản tóm tắt hoặc bản sao tài liệu của đơn vị được kiểm toán (ví dụ, hợp đồng hoặc thoả thuận quan trọng) làm tài liệu kiểm toán. Tuy nhiên, tài liệu kiểm toán không thể thay thế cho các chứng từ kế toán của đơn vị được kiểm toán.

A4. Kiểm toán viên không cần lưu trong tài liệu kiểm toán tất cả các bản nháp đã bị thay thế của giấy tờ làm việc và báo cáo tài chính, các ghi chú về những suy xét chưa đầy đủ, các bản sao trước đây của các tài liệu đã được chỉnh sửa lỗi in hoặc các lỗi khác, và các tài liệu trùng lặp.

A5. Các giải thích bằng lời của kiểm toán viên không được coi là bằng chứng đầy đủ cho công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện hoặc kết luận của kiểm toán viên, nhưng chúng có thể được sử dụng để giải thích hoặc làm rõ thông tin trong tài liệu kiểm toán.

Ghi chép về việc tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán khác

A6. Về nguyên tắc, việc tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kiểm toán này sẽ đảm bảo tính đầy đủ và thích hợp của tài liệu kiểm toán trong mọi trường hợp. Các chuẩn mực kiểm toán khác đưa ra quy định cụ thể về tài liệu kiểm toán nhằm làm rõ hơn việc áp dụng Chuẩn mực này trong các trường hợp cụ thể nhưng không giới hạn việc áp dụng Chuẩn mực kiểm toán này. Trường hợp một chuẩn mực kiểm toán nào đó không đưa ra quy định về ghi chép tài liệu kiểm toán thì kiểm toán viên vẫn cần chuẩn bị tài liệu kiểm toán cho mục đích tuân thủ chuẩn mực kiểm toán đó.

A7. Tài liệu kiểm toán cung cấp bằng chứng cho thấy cuộc kiểm toán đã tuân thủ với các chuẩn mực kiểm toán. Tuy nhiên, kiểm toán viên không cần và cũng không thể ghi chép mọi vấn đề đã được xem xét và các xét đoán chuyên môn trong một cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên cũng không cần phải lập tài liệu riêng (ví dụ lập danh mục các vấn đề cần kiểm tra) về việc tuân thủ các vấn đề nếu sự tuân thủ này đã được chứng minh qua các tài liệu lưu trong hồ sơ kiểm toán. Ví dụ:

· Sự hiện hữu của một kế hoạch kiểm toán được ghi chép đầy đủ chứng minh cho việc kiểm toán viên đã lập kế hoạch kiểm toán;

· Sự hiện hữu của một hợp đồng kiểm toán đã ký kết lưu trong hồ sơ kiểm toán cho thấy kiểm toán viên đã đồng ý với Ban Giám đốc hoặc Ban quản trị về các điều khoản của hợp đồng kiểm toán;

· Một báo cáo kiểm toán với ý kiến ngoại trừ được đưa ra một cách phù hợp cho thấy kiểm toán viên đã tuân thủ quy định của chuẩn mực kiểm toán quốc tế về các trường hợp phải đưa ra ý kiến ngoại trừ.

· Trong hồ sơ kiểm toán có nhiều cách chứng minh về việc tuân thủ các yêu cầu chung của cuộc kiểm toán:

o Ví dụ, có nhiều cách khác nhau để ghi chép sự hoài nghi nghề nghiệp của kiểm toán viên. Tài liệu kiểm toán có thể cung cấp bằng chứng về việc kiểm toán viên đã có thái độ hoài nghi nghề nghiệp theo yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán. Các bằng chứng đó có thể là các thủ tục cụ thể được thực hiện để chứng minh cho câu trả lời của Ban Giám đốc đối với các câu hỏi của kiểm toán viên.

o Tương tự, việc chủ phần hùn kiểm toán có trách nhiệm chỉ đạo, giám sát và thực hiện cuộc kiểm toán theo các chuẩn mực kiểm toán có thể thể hiện theo nhiều cách trong tài liệu kiểm toán. Việc này bao gồm ghi chép sự tham gia kịp thời của chủ phần hùn kiểm toán vào các mặt công việc của cuộc kiểm toán, như tham gia vào các cuộc thảo luận nhóm theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315.[5]

Ghi chép các vấn đề quan trọng và các xét đoán chuyên môn quan trọng có liên quan

A8. Kiểm toán viên cần phân tích khách quan về hoàn cảnh cụ thể khi đánh giá mức độ quan trọng của vấn đề. Ví dụ về các vấn đề quan trọng cần đánh giá, như:

· Các vấn đề làm phát sinh các rủi ro trọng yếu (như định nghĩa trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315);[6]

· Kết quả của các thủ tục kiểm toán cho thấy (a) Báo cáo tài chính có thể có sai sót trọng yếu, hoặc (b) Cần phải sửa lại đánh giá trước đó của kiểm toán viên về các rủi ro có sai sót trọng yếu và biện pháp xử lý của kiểm toán viên đối với các rủi ro đó;

· Các trường hợp gây khó khăn cho kiểm toán viên trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết;

· Các phát hiện dẫn đến việc đưa ra ý kiến kiểm toán không phải ý kiến chấp nhận toàn phần hoặc bổ sung đoạn nhấn mạnh vấn đề trong báo cáo kiểm toán.

A9. Một yếu tố quan trọng trong việc xác định hình thức, nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán về các vấn đề quan trọng là mức độ xét đoán chuyên môn được đưa ra khi thực hiện kiểm toán và đánh giá kết quả. Các ghi chép về xét đoán chuyên môn quan trọng giúp giải thích cho kết luận của kiểm toán viên và củng cố chất lượng của xét đoán đó. Những vấn đề đó là mối quan tâm lớn của những người chịu trách nhiệm soát xét tài liệu kiểm toán, kể cả những người sẽ thực hiện kiểm toán năm sau khi soát xét các vấn đề quan trọng (ví dụ, khi thực hiện soát xét lại các ước tính kế toán của các năm trước).

A10. Ví dụ về các trường hợp được coi là phù hợp để lập tài liệu kiểm toán liên quan đến việc sử dụng xét đoán chuyên môn cho các vấn đề quan trọng theo quy định tại đoạn 8 của Chuẩn mực này, gồm:

· Khi chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên phải xem xét một số thông tin hoặc yếu tố nhất định có ảnh hưởng quan trọng đối với cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải đưa ra các cơ sở cho kết luận của mình;

· Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên về tính hợp lý của các vấn đề thuộc về xét đoán chủ quan (ví dụ, tính hợp lý của các ước tính kế toán quan trọng);

· Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên về tính xác thực của một tài liệu khi thực hiện điều tra sâu hơn (như sử dụng chuyên gia hoặc thủ tục xác nhận) do các phát hiện trong quá trình kiểm toán làm kiểm toán viên tin rằng tài liệu đó có thể không xác thực.

A11. Kiểm toán viên cần lập và lưu trong tài liệu kiểm toán một Bản tóm tắt (thường gọi là “Bảng tổng hợp kết quả kiểm toán”) mô tả các vấn đề quan trọng đã phát hiện trong quá trình kiểm toán và cách thức xử lý các vấn đề đó hoặc tham chiếu đến các tài liệu kiểm toán khác có các thông tin liên quan. Bản tóm tắt này có thể giúp tăng hiệu quả và hiệu suất của việc soát xét và kiểm tra tài liệu kiểm toán, đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán lớn và phức tạp. Ngoài ra, việc lập Bản tóm tắt có thể giúp kiểm toán viên tập trung xem xét các vấn đề quan trọng. Dựa trên các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và kết luận đã đạt được, Bản tóm tắt cũng có thể giúp kiểm toán viên xem xét sự tồn tại của bất kỳ yêu cầu nào của một chuẩn mực kiểm toán liên quan mà kiểm toán viên không thể đạt được, làm cho kiểm toán viên không thể đạt được mục tiêu tổng thể của mình.