Quá trình trao đổi

Thiết lập quá trình trao đổi

A28. Để thiết lập mối quan hệ trao đổi 2 chiều hiệu quả, kiểm toán viên cần trao đổi cụ thể về trách nhiệm của kiểm toán viên, phạm vi, lịch trình kiểm toán theo kế hoạch và nội dung tổng quát các vấn đề cần trao đổi.

A29. Để tăng cường hiệu quả trao đổi 2 chiều, kiểm toán viên cần thảo luận các vấn đề sau:

· Mục đích của việc trao đổi: Khi xác định rõ mục đích trao đổi, kiểm toán viên và Ban quản trị đơn vị sẽ hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan và các hành động dự kiến phát sinh từ quá trình trao đổi;

· Hình thức trao đổi;

· Thành viên nhóm kiểm toán và thành viên Ban quản trị đơn vị tham gia trao đổi về các vấn đề cụ thể;

· Mong muốn của kiểm toán viên là thông tin được trao đổi 2 chiều và Ban quản trị sẽ trao đổi với kiểm toán viên các vấn đề họ cho là liên quan đến cuộc kiểm toán, như các quyết định chiến lược có thể ảnh hưởng đáng kể đến nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán; sự nghi ngờ hoặc phát hiện về gian lận và xem xét tính chính trực, năng lực của thành viên Ban Giám đốc;

· Quy trình xử lý và báo cáo lại về các vấn đề mà kiểm toán viên đã trao đổi;

· Quy trình xử lý và báo cáo lại về các vấn đề mà Ban quản trị đơn vị đã trao đổi.

A30. Quy trình trao đổi có thể thay đổi cho phù hợp với quy mô và bộ máy quản trị của đơn vị, cách thức làm việc của Ban quản trị và đánh giá của kiểm toán viên về tầm quan trọng của các vấn đề được trao đổi. Khó khăn trong việc hình thành quan hệ trao đổi 2 chiều một cách hiệu quả có thể cho thấy quá trình trao đổi giữa kiểm toán viên và Ban quản trị đơn vị là không phù hợp với mục đích của cuộc kiểm toán (xem thêm đoạn A44 Chuẩn mực này).

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị nhỏ

A31. Khi kiểm toán các đơn vị nhỏ, kiểm toán viên có thể trao đổi với Ban quản trị theo cách thức đơn giản hơn so với các tổ chức niêm yết hoặc công ty có quy mô lớn.

Trao đổi với Ban Giám đốc

A32. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ trao đổi nhiều vấn đề với Ban Giám đốc, trong đó có các vấn đề cần trao đổi với Ban quản trị theo quy định tại Chuẩn mực này. Những cuộc thảo luận như vậy nhằm khẳng định rõ trách nhiệm của Ban Giám đốc trong việc quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị, đặc biệt là trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính.

A33. Trước khi trao đổi với Ban quản trị đơn vị, kiểm toán viên có thể thảo luận các vấn đề liên quan với Ban Giám đốc, trừ khi kiểm toán viên nhận thấy việc trao đổi trước như vậy là không phù hợp, ví dụ thảo luận với Ban Giám đốc về năng lực và tính chính trực của chính các thành viên Ban Giám đốc. Ngoài việc nhằm khẳng định rõ trách nhiệm điều hành của Ban Giám đốc, các cuộc thảo luận này còn nhằm làm rõ một số vấn đề và sự kiện, và tạo điều kiện cho Ban Giám đốc có cơ hội cung cấp thêm thông tin và giải trình liên quan. Tương tự, nếu đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên có thể thảo luận các vấn đề liên quan với bộ phận kiểm toán nội bộ trước khi trao đổi với Ban quản trị đơn vị.

Trao đổi với bên thứ ba

A34. Ban quản trị đơn vị có thể muốn cung cấp cho bên thứ ba, như ngân hàng, cơ quan chức năng, văn bản trao đổi của kiểm toán viên. Trong một số trường hợp, việc cung cấp tài liệu cho bên thứ ba là bất hợp pháp hoặc không phù hợp. Khi văn bản trao đổi do kiểm toán viên cung cấp cho Ban quản trị lại được cung cấp cho bên thứ ba thì bên thứ ba cần được thông báo rằng văn bản này không được lập cho mục đích sử dụng của bên thứ ba, bằng cách ghi rõ trong văn bản trao đổi với Ban quản trị đơn vị các vấn đề sau:

(a) Văn bản trao đổi được lập chỉ cho mục đích sử dụng của Ban quản trị đơn vị, và nếu cần thiết, có thể cung cấp cho Ban Giám đốc tập đoàn và kiểm toán viên tập đoàn, và không phục vụ cho mục đích của bên thứ ba;

(b) Kiểm toán viên không chịu trách nhiệm gì với bên thứ ba;

(c) Hạn chế về công bố hoặc cung cấp văn bản trao đổi cho bên thứ ba.

A35. Tại một số nước, pháp luật và các quy định có thể yêu cầu kiểm toán viên phải:

· Thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước một số vấn đề đã trao đổi với Ban quản trị đơn vị. Ví dụ, tại một số nước, kiểm toán viên có nhiệm vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền về các sai sót của đơn vị được kiểm toán trong trường hợp Ban Giám đốc và Ban quản trị đơn vị không thực hiện các biện pháp khắc phục;

· Nộp bản sao một số báo cáo kiểm toán viên lập cho Ban quản trị đơn vị cho các cơ quan có thẩm quyền, tổ chức tài trợ, hoặc các tổ chức khác, như cơ quan nhà nước trung ương nếu liên quan đến đơn vị có lợi ích công chúng; hoặc

· Công bố báo cáo do kiểm toán viên lập cho Ban quản trị đơn vị sử dụng ra công chúng.

A36. Trừ khi pháp luật và các quy định có liên quan yêu cầu cung cấp văn bản trao đổi của kiểm toán viên với Ban quản trị đơn vị cho bên thứ ba, kiểm toán viên có thể phải được sự đồng ý của Ban quản trị đơn vị trước khi cung cấp văn bản đó.

Hình thức trao đổi

A37. Ngoài trao đổi bằng văn bản, trao đổi bằng lời cũng có thể là hình thức trao đổi hiệu quả. Kiểm toán viên có thể trao đổi bằng văn bản hoặc bằng lời các vấn đề khác ngoài các vấn đề quy định tại đoạn 19-20 Chuẩn mực này. Trao đổi bằng văn bản có thể dưới dạng công văn, thư từ do kiểm toán viên gửi cho Ban quản trị đơn vị.

A38. Hình thức trao đổi (bằng lời hoặc văn bản, mức độ chi tiết hoặc tóm tắt, trao đổi có chuẩn bị kỹ lưỡng hay trao đổi đơn giản) chịu ảnh hưởng bởi tầm quan trọng của vấn đề cần trao đổi. Ngoài ra, hình thức trao đổi có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:

· Vấn đề trao đổi đã được giải quyết thoả đáng hay chưa;

· Ban Giám đốc đã trao đổi với Ban quản trị hay chưa;

· Quy mô, cơ cấu hoạt động, môi trường kiểm soát, cơ cấu tổ chức theo quy định của pháp luật và của đơn vị được kiểm toán;

· Trong trường hợp thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính vì mục đích đặc biệt, kiểm toán viên có đồng thời thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính vì mục đích chung hay không;

· Quy định của pháp luật. Tại mộ số nước, văn bản trao đổi với Ban quản trị đơn vị phải theo đúng mẫu do pháp luật nước sở tại quy định;

· Mong muốn của Ban quản trị đơn vị có các cuộc gặp hoặc trao đổi định kỳ với kiểm toán viên;

· Số lượng các cuộc gặp và trao đổi giữa kiểm toán viên và Ban quản trị đơn vị;

· Có sự thay đổi đáng kể về thành viên Ban quản trị đơn vị.

A39. Khi thảo luận các vấn đề quan trọng với một thành viên trong Ban quản trị đơn vị, như Chủ tịch Ủy ban kiểm toán, kiểm toán viên có thể cần tóm tắt lại vấn đề đó trong các cuộc trao đổi sau với toàn bộ thành viên Ban quản trị để họ nắm được đầy đủ thông tin.

Thời điểm trao đổi

A40. Thời điểm thực hiện trao đổi thay đổi phù hợp với điều kiện của từng cuộc kiểm toán. Các điều kiện này bao gồm nội dung, tầm quan trọng của vấn đề và các biện pháp Ban quản trị đơn vị có thể áp dụng, ví dụ:

· Những trao đổi liên quan đến việc lập kế hoạch thường được thực hiện ngay khi kiểm toán viên chuẩn bị thực hiện cuộc kiểm toán. Đặc biệt đối với kiểm toán năm đầu tiên, thủ tục này được thực hiện trong quá trình thương thảo hợp đồng kiểm toán.

· Kiểm toán viên cần trao đổi càng sớm càng tốt về các khó khăn đáng kể gặp phải trong quá trình kiểm toán để Ban quản trị đơn vị được kiểm toán có thể hỗ trợ kiểm toán viên khắc phục khó khăn, hoặc nếu những khó khăn đó dẫn đến việc kiểm toán viên đưa ý kiến không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần. Tương tự, kiểm toán viên cần trao đổi ngay bằng lời với Ban quản trị về những khiếm khuyết nghiêm trọng yếu trong kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên phát hiện ra, trước khi thực hiện việc trao đổi bằng văn bản theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 265.[9] Việc trao đổi về tính độc lập của kiểm toán viên cần được thực hiện vào thời điểm kiểm toán viên đưa ra những xét đoán quan trọng về nguy cơ đe dọa tính độc lập và các biện pháp bảo vệ liên quan, như khi chấp nhận thực hiện hợp đồng dịch vụ phi kiểm toán hay khi họp kết thúc kiểm toán. Cuộc họp kết thúc kiểm toán là thời điểm phù hợp để trao đổi các phát hiện trong quá trình kiểm toán, trong đó kiểm toán viên trình bày đánh giá của mình về khía cạnh định tính của công việc kế toán của đơn vị được kiểm toán.

· Khi cùng thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính vì mục đích chung và báo cáo tài chính vì mục đích đặc biệt, kiểm toán viên cần kết hợp các thời điểm trao đổi cho phù hợp.

A41. Những yếu tố khác ảnh hưởng đến thời điểm trao đổi, gồm:

· Quy mô, cơ cấu hoạt động, môi trường kiểm soát, cấu trúc pháp lý của đơn vị được kiểm toán;

· Nghĩa vụ pháp lý phải trao đổi một số vấn đề cụ thể trong khoảng thời gian nhất định;

· Mong muốn của Ban quản trị đơn vị có các cuộc gặp hoặc trao đổi định kỳ với kiểm toán viên;

· Thời điểm kiểm toán viên phát hiện ra vấn đề cần trao đổi, ví dụ kiểm toán viên có thể không phát hiện kịp thời một vấn đề cụ thể (như không tuân thủ pháp luật) để đơn vị có các biện pháp ngăn chặn, nhưng việc trao đổi của kiểm toán viên về vấn đề này sẽ hỗ trợ đơn vị tiến hành kịp thời các biện pháp khắc phục.