Thủ tục xác nhận từ bên ngoài

Xác định thông tin cần được xác nhận hoặc yêu cầu xác nhận (hướng dẫn đoạn 07(a) Chuẩn mực này)

A1. Các thủ tục xác nhận từ bên ngoài thường được thực hiện để xác nhận hoặc yêu cầu cung cấp thông tin liên quan tới các số dư tài khoản và các yếu tố cấu thành các số dư tài khoản đó. Các thủ tục này cũng có thể được sử dụng để xác nhận các điều khoản của thỏa thuận, hợp đồng, hoặc giao dịch giữa đơn vị được kiểm toán và các bên khác, hoặc để xác nhận việc bị thiếu các điều khoản nhất định, như “thỏa thuận phụ”.

Lựa chọn bên xác nhận thích hợp

A2. Thư phúc đáp từ bên xác nhận cung cấp bằng chứng kiểm toán phù hợp và đáng tin cậy hơn khi thư xác nhận được gửi cho một bên xác nhận mà kiểm toán viên tin tưởng rằng có hiểu biết về các thông tin cần được xác nhận. Ví dụ, cán bộ của một tổ chức tài chính có hiểu biết về các giao dịch hoặc thỏa thuận cần được xác nhận có thể là người phù hợp nhất trong tổ chức tài chính đó để gửi thư yêu cầu xác nhận.

Thiết kế thư xác nhận

A3. Việc thiết kế thư xác nhận có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ phúc đáp, độ tin cậy và nội dung của bằng chứng kiểm toán thu thập được từ thư phúc đáp.

A4. Các yếu tố cần xem xét khi thiết kế thư xác nhận, bao gồm:

(1) Cơ sở dẫn liệu có liên quan;

(2) Các rủi ro có sai sót trọng yếu cụ thể đã được xác định, kể cả rủi ro do gian lận;

(3) Hình thức và cách trình bày thư xác nhận;

(4) Kinh nghiệm từ cuộc kiểm toán trước hoặc các hợp đồng tương tự;

(5) Phương thức trao đổi thông tin (ví dụ, trên giấy tờ, thư điện tử hoặc phương tiện khác);

(6) Việc Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán chấp thuận hoặc khuyến khích bên xác nhận phúc đáp lại kiểm toán viên. Bên xác nhận có thể chỉ sẵn sàng phúc đáp lại thư xác nhận khi có sự đồng ý của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán;

(7) Khả năng bên xác nhận xác nhận hoặc cung cấp thông tin được yêu cầu (ví dụ, xác nhận giá trị của một hóa đơn hay xác nhận tổng số dư).

A5. Thư xác nhận dạng khẳng định yêu cầu bên xác nhận phúc đáp lại kiểm toán viên trong mọi trường hợp, hoặc bằng cách khẳng định bên xác nhận đồng ý với các thông tin được yêu cầu xác nhận, hoặc bằng cách yêu cầu bên xác nhận cung cấp thông tin. Phản hồi loại này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Tuy nhiên, có rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin là chính xác hay không. Kiểm toán viên có thể giảm rủi ro này bằng cách sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu (hoặc các thông tin khác) trên thư, và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu hoặc cung cấp các thông tin khác. Mặt khác, việc sử dụng dạng thư xác nhận “trống” này có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời.

A6. Việc xác định rằng thư xác nhận được điền đúng địa chỉ bao gồm kiểm tra tính chính xác của một số hoặc tất cả các địa chỉ trên thư xác nhận trước khi gửi đi.

Thư xác nhận tiếp theo (hướng dẫn đoạn 07(d) Chuẩn mực này)
A7. Kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận các lần tiếp theo (lần 2, 3…) khi chưa nhận được phản hồi cho thư xác nhận trước trong một khoảng thời gian hợp lý. Ví dụ, sau khi đã xác minh lại tính chính xác của địa chỉ ban đầu, kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận lần 2 hoặc lần 3…

Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không đồng ý để kiểm toán viên gửi thư xác nhận

Tính hợp lý của việc Ban Giám đốc không đồng ý (hướng dẫn đoạn 08(a) Chuẩn mực này)
A8. Việc Ban Giám đốc không đồng ý để kiểm toán viên gửi thư xác nhận làm hạn chế phạm vi thu thập bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên mong muốn. Do đó, kiểm toán viên cần điều tra nguyên nhân của sự không đồng ý này. Nguyên nhân phổ biến là giữa đơn vị được kiểm toán và bên xác nhận hiện đang tồn tại tranh chấp pháp lý hoặc hai bên đang thương lượng và việc thư xác nhận xuất hiện không đúng lúc có thể ảnh hưởng đến cách giải quyết tranh chấp hoặc thương lượng đó. Kiểm toán viên cần tìm kiếm bằng chứng kiểm toán về tính hợp lý và hợp lệ của các lý do, vì có thể có rủi ro là Ban Giám đốc cố tình ngăn không cho kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán cho thấy sự tồn tại của gian lận hoặc nhầm lẫn.

Ảnh hưởng đến đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro có sai sót trọng yếu (hướng dẫn đoạn 08(b) Chuẩn mực này)
A9. Kiểm toán viên có thể kết luận từ đánh giá trong đoạn 08(b) Chuẩn mực này rằng cần phải xem xét lại đánh giá về rủi ro có sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu và điều chỉnh các thủ tục kiểm toán dự kiến theo đoạn 31 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315. Ví dụ, nếu lý do Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán yêu cầu không gửi thư xác nhận là không hợp lý, điều này có thể cho thấy một yếu tố dẫn đến rủi ro có gian lận cần được đánh giá theo đoạn 24 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 240.

Thủ tục kiểm toán thay thế

A10. Các thủ tục kiểm toán thay thế được thực hiện có thể tương tự như các thủ tục áp dụng khi thư xác nhận không được phản hồi như hướng dẫn tại đoạn A18 – A19 Chuẩn mực này. Các thủ tục cũng cần tính đến các kết quả đánh giá của kiểm toán viên tại đoạn 08(b) Chuẩn mực này.