Xác định các khoản mục cụ thể hoặc các vấn đề được kiểm tra và người thực hiện, người soát xét

A12. Việc ghi chép các đặc điểm xác định trong tài liệu kiểm toán phục vụ một số mục đích, ví dụ, giúp nhóm kiểm toán chịu trách nhiệm về công việc của mình và hỗ trợ việc kiểm tra các vấn đề đặc biệt hoặc không nhất quán. Các đặc điểm xác định sẽ thay đổi tuỳ theo nội dung của thủ tục kiểm toán và khoản mục hoặc vấn đề được kiểm tra. Ví dụ:

· Đối với việc kiểm tra chi tiết các đơn đặt hàng do doanh nghiệp lập ra, kiểm toán viên có thể xác định các tài liệu được chọn để kiểm tra theo ngày, tháng và số thứ tự đơn đặt hàng;

· Đối với thủ tục yêu cầu lựa chọn hoặc kiểm tra tất cả các khoản mục có giá trị cụ thể trong một tổng thể, kiểm toán viên phải ghi lại phạm vi của thủ tục và xác định tổng thể đã lựa chọn (ví dụ, tất cả các bút toán về các khoản mục có giá trị cụ thể từ sổ chi tiết);

· Đối với thủ tục yêu cầu lấy mẫu hệ thống từ một tổng thể chứng từ, kiểm toán viên có thể xác định các chứng từ được chọn bằng cách ghi lại nguồn gốc của chứng từ, điểm xuất phát và khoảng cách mẫu (ví dụ, việc lấy mẫu hệ thống đối với các vận đơn trong Nhật ký giao hàng trong thời gian từ 01/04 đến 30/09, bắt đầu từ vận đơn số 12345, và cứ 125 vận đơn thì chọn 1);

· Đối với thủ tục yêu cầu phỏng vấn một nhân viên cụ thể của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên phải ghi lại thời gian phỏng vấn, tên và chức danh của nhân viên được phỏng vấn;

· Đối với thủ tục quan sát, kiểm toán viên phải ghi lại quá trình hoặc vấn đề quan sát, các cá nhân liên quan, trách nhiệm của từng cá nhân và thời gian, địa điểm thực hiện thủ tục quan sát.

A13. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 220 yêu cầu kiểm toán viên phải soát xét thủ tục kiểm toán đã thực hiện thông qua soát xét tài liệu kiểm toán.[7] Chuẩn mực yêu cầu phải ghi lại trong tài liệu kiểm toán về nội dung soát xét, người soát xét và thời gian soát xét nhưng yêu cầu này không có nghĩa là từng giấy tờ làm việc phải có bằng chứng của việc soát xét.

Ghi chép lại các cuộc thảo luận về các vấn đề quan trọng với Ban Giám đốc, Ban quản trị và những người khác (Tham chiếu: Đoạn 10)

A14. Tài liệu kiểm toán không chỉ bao gồm các ghi ghép của kiểm toán viên mà còn bao gồm các tài liệu khác như biên bản họp do đơn vị được kiểm toán lập và được kiểm toán viên đồng ý. Kiểm toán viên có thể thảo luận các vấn đề quan trọng với những người khác, ví dụ nhân sự trong đơn vị được kiểm toán hay các đối tượng bên ngoài đơn vị như những người tư vấn chuyên môn cho đơn vị được kiểm toán.

Ghi chép lại cách xử lý các thông tin không nhất quán (Tham chiếu: Đoạn 11)

A15. Chuẩn mực này yêu cầu phải ghi lại trong tài liệu kiểm toán cách thức kiểm toán viên xử lý các thông tin không nhất quán, nhưng yêu cầu này không có nghĩa là kiểm toán viên phải lưu lại các tài liệu không đúng hoặc đã bị thay thế.

Lưu ý khi kiểm toán các đơn vị nhỏ

A16. Tài liệu kiểm toán của cuộc kiểm toán đơn vị nhỏ thường có ít nội dung hơn so với cuộc kiểm toán đơn vị lớn. Ngoài ra, đối với cuộc kiểm toán mà chủ phần hùn kiểm toán thực hiện tất cả các thủ tục kiểm toán thì tài liệu kiểm toán sẽ không bao gồm các vấn đề có thể phải được ghi chép lại chỉ để thông báo hoặc hướng dẫn các thành viên của nhóm kiểm toán, hoặc để cung cấp bằng chứng về việc soát xét của các thành viên khác trong nhóm (ví dụ, không có vấn đề nào cần phải ghi chép lại liên quan đến các cuộc thảo luận nhóm hoặc việc giám sát). Tuy nhiên, chủ phần hùn kiểm toán phải tuân thủ yêu cầu ở đoạn 8 để có thể lập tài liệu kiểm toán sao cho kiểm toán viên có kinh nghiệm có thể hiểu được, do tài liệu kiểm toán có thể được soát xét bởi các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp kiểm toán theo quy định hoặc vì các mục đích khác.

A17. Khi lập tài liệu kiểm toán cho cuộc kiểm toán đơn vị nhỏ, kiểm toán viên có thể ghi chép nhiều nội dung của cuộc kiểm toán trên cùng một tài liệu, có tham chiếu đến giấy tờ làm việc liên quan. Ví dụ về các nội dung có thể được trình bày trên cùng một tài liệu trong cuộc kiểm toán đơn vị nhỏ bao gồm hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và kiểm soát nội bộ của đơn vị; chiến lược kiểm toán tổng thể và kế hoạch kiểm toán; mức trọng yếu (theo quy định của Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 320[8]), rủi ro đã đánh giá, các vấn đề quan trọng phát hiện trong quá trình kiểm toán và kết luận đạt được.

Không tuân thu một quy định có liên quan

A18. Các yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán được đặt ra để giúp kiểm toán viên đạt được các mục tiêu quy định trong chuẩn mực kiểm toán, từ đó đạt được mục tiêu tổng thể của kiểm toán viên. Do đó, trừ các trường hợp đặc biệt, chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên phải tuân thủ tất cả các yêu cầu phù hợp với từng cuộc kiểm toán.

A19. Yêu cầu về tài liệu kiểm toán phải được áp dụng khi yêu cầu đó phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của cuộc kiểm toán. Một yêu cầu chỉ được coi là không phù hợp[9] trong các trường hợp sau:

(a) Toàn bộ một chuẩn mực kiểm toán không phù hợp với cuộc kiểm toán (ví dụ, nếu đơn vị được kiểm toán không có bộ phận kiểm toán nội bộ thì việc áp dụng Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 610[10] là không phù hợp);

(b) Yêu cầu phải được áp dụng một cách có điều kiện và điều kiện đó lại không tồn tại (ví dụ, yêu cầu đưa ra ý kiến kiểm toán không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần nếu không có khả năng thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp trong khi thực tế vẫn có thể thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp).

Các vấn đề phát sinh sau ngày lập báo cáo kiểm toán

A20. Ví dụ về các trường hợp đặc biệt bao gồm các sự kiện mà kiểm toán viên biết sau ngày lập báo cáo kiểm toán nhưng sự kiện đó đã tồn tại từ trước và nếu kiểm toán viên biết trước ngày lập báo cáo kiểm toán thì có thể dẫn đến việc sửa đổi báo cáo tài chính hoặc ý kiến kiểm toán đưa ra không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần.[11] Những thay đổi sau đó đối với tài liệu kiểm toán phải được soát xét theo các trách nhiệm soát xét quy định trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 220[12], trong đó chủ phần hùn kiểm toán chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các thay đổi.

Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán

A21. ISQC 1 (hoặc các quy định quốc gia tương đương) yêu cầu các doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục để hoàn thành việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán kịp thời.[13] Thời hạn phù hợp để hoàn thiện hồ sơ kiểm toán chính thức thường không quá 60 ngày kể từ ngày lập báo cáo kiểm toán.[14]

A22. Việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sau ngày lập báo cáo kiểm toán là một thủ tục hành chính không yêu cầu thực hiện các thủ tục kiểm toán mới hoặc đưa ra kết luận mới. Tuy nhiên, tài liệu kiểm toán có thể bị thay đổi trong quá trình hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nếu thay đổi đó có tính chất hành chính. Ví dụ về các thay đổi đó như sau:

· Xóa hoặc hủy bỏ các tài liệu đã bị thay thế;

· Sắp xếp thứ tự, gộp và đánh tham chiếu chéo giữa các giấy tờ làm việc;

· Ký xác nhận trên danh sách mục các vấn đề cần kiểm tra liên quan tới quá trình hoàn thiện hồ sơ;

· Lưu trữ các bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên đã thu thập, thảo luận và thống nhất với các thành viên có liên quan trong nhóm kiểm toán trước ngày lập báo cáo kiểm toán.

A23. ISQC 1 (hoặc các quy định quốc gia tương đương) yêu cầu các doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng chính sách và thủ tục cho việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán.[15] Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu thông thường là 5 năm kể từ ngày lập báo cáo kiểm toán hoặc ngày lập báo cáo kiểm toán toàn tập đoàn.[16]

A24. Trong trường hợp kiểm toán viên cần giải thích rõ hơn cho tài liệu kiểm toán có sẵn trong hồ sơ do nhận được ý kiến kiểm tra của các đối tượng bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp kiểm toán, kiểm toán viên có thể phải thay đổi tài liệu kiểm toán có sẵn hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán mới sau khi hồ sơ kiểm toán đã hoàn thiện.